Mês: abril 2014

Categorias: Organização

Como encarar um grande projeto

Todos nós temos tarefas a serem feitas diariamente. Um telefonema, um email a ser respondido ou ir até o mercado fazer compras. Todas parecem ser tarefas simples de serem concluídas, mas se pensarmos mais profundamente, sempre haverá aquela grande pedra no sapato que deixamos pra resolver depois, responder depois, encarar depois.

Tais tarefas “pedra no sapato” nem sempre são compostas de uma única ação, mas de várias, caracterizando-se como um projeto. Organizar as fotografias da família pode ser algo tão complicado, por exemplo, que acabamos deixando pra lidar com isso quando tivermos tempo e paciência. A verdade é que esse dia dificilmente chega, e vamos acumulando em nosso subconsciente diferentes pedras no sapato que incomodam e nos deixam com a sensação de que estamos com um peso nas costas, mas não sabemos exatamente o que é.

Como começar?

Tentar identificar tais atividades incômodas é o primeiro passo. Anote o que você está deixando pra depois (por simples medo de não querer encarar no momento) e tente dividi-las em etapas. Eu, como qualquer ser humano normal, tenho algumas grandes pedras, que me fazem sentir improdutiva todas as vezes que me deparo com a lembrança de que tenho que tomar uma atitude.

Um exemplo que muitos podem se identificar é organizar todas as fotografias digitais. Tenho mais de 10 gb de fotos no meu computador, e apenas as dos anos 2013 e 2014 estão organizadas em um sistema eficiente. Venho acumulando fotos em diversos sistemas de catalogação desde 2009 e pretendo aplicar o mesmo método a todas. Antes eu separava por evento, salvava imagens da internet com minhas fotografias e toda vez que descarregava as fotos do celular, abria uma pasta chamava Fotos do Celular. Dá pra imaginar a bagunça que essa parte intocada do meu HD se encontra, não é?

Encarar um dia inteiro organizando fotografias pode ser cansativo, mas depois que percebi que não gostava de ver as fotos antigas porque, ao fazer isto, sempre me lembrava de que precisava organizá-las. Decidi então estabelecer um planejamento, dividido em pequenas ações:

1) Revisar as fotos de 2014 2) Revisar as fotos de 2013 3) Organizar as fotos de 2012 4) Organizar as fotos de 2011 5) Organizar as fotos de 2010 6) Organizar as fotos de 2009

Pronto, ficou tudo mais fácil e viável! Pode parecer bobeira anotar ações para cada ano, como eu fiz, mas assim podemos ver quantas etapas serão necessárias para que o projeto esteja concluído. Hoje pela manhã, por exemplo, já risquei a etapa 3 e me sinto bem melhor em relação ao todo. Sei que é um projeto extenso, mas se não dividirmos em pequenas etapas, nunca teremos coragem de encará-lo por completo.

E você, tem alguma grande pedra no sapato que precisa de coragem e sempre deixa pra quando tiver tempo e paciência? Que tal pegar papel e caneta e tentar separá-los em pequenas ações?

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Categorias: Tecnologia

Como reduzir emails inúteis?

Acho que a coisa mais irritante de abrir uma caixa de email é perceber que, de 50 novos, apenas um ou dois nos interessam. E então você seleciona um por um e clica no botão deletar. Problema resolvido. Resolvido até o dia seguinte, quando tudo se repete.

Apesar de possuirmos atualmente bons filtros anti-spam nos principais serviços de email, é inevitável que recebamos alguns ou muitos em nossas caixas de entrada. Uma solução seria marcá-los como Spam e torcer para que o filtro funcione, o jogando na próxima vez naquela pasta isolada, mas às vezes, gastar um tempinho descadastrando em alguns serviços pode ser mais eficiente. Vou dar exemplos.

Quando nos cadastramos em sites de compras ou serviços online, quase nunca lemos aquele texto imenso de contrato de serviço. Clicamos em concordo pra pularmos logo pra etapa final sem perceber que ali está escrito que receberemos email de marketing. Outro caso comum é quando aceitamos por conta própria receber novidades e promoções sobre um site, mas acabamos nem lendo o que recebemos. O resultado é um acúmulo de TVs, refrigeradores e livros piscantes em nossa caixa de email ali, acumulados porque não temos paciência para ficar lendo.

A dica para acabar com esse problema (ou reduzi-lo) é descadastrar destes sites que nos enviam constantemente propagandas. A tarefa é fácil, pois precisamos apenas identificar os principais sites que nos enviam tais emails, e na maioria das vezes com apenas um clique, estamos livres das propagandas chatas.

Vejam o exemplo abaixo:

Eu comecei a receber recentemente uns emails do Groupon (sem ter feito nada, juro), com ofertas de viagens. Devo ter me cadastrado em algum site que tinha parceria, mas isso não vem ao caso. Nele podemos ver, nas setas vermelhas, duas opções de manejo de recebimento de email: descadastrar com um clique e alterar os emails que recebe do Groupon.

Depois de um único clique em descadastrar, fui levada à uma página que me informou que meu email havia sido retirado do banco de dados completamente. A partir de agora não receberei mais nenhum email marketing dessa empresa.

Dê uma olhada em sua caixa de email e veja quais os principais remetentes dos emails chatos que você recebe. Role a página até o final e procure pelo link de descadastrar (ou unsubscribe, em inglês). Você vai perder alguns minutos fazendo isso, mas ganhará uma caixa de email limpa. Se quiser, faça isso também na caixa de spam. Eu fiz e funcionou perfeitamente, quase não recebo mais emails deste tipo.

E você, como anda sua caixa de emails?

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